Главная » База знаний » Готовые решения » Автоматизация документооборота с помощью Универсального Конвертера Документов

Автоматизация документооборота с помощью Универсального Конвертера Документов

Universal Document Converter снизит затраты на разработку собственной системы документооборота

Хранение электронных документов в “родном” формате (договоры и отчёты – в Word DOC, чертежи и схемы – в AutoCAD DWG, заполненные анкеты – в Adobe PDF) представляется очевидным решением. Однако построение системы документооборота организации требует иного подхода. Этому есть две причины: высокая стоимость серверных компонентов для обработки документов всех используемых типов и необходимость обеспечения доступа к данным с любого компьютера без установки дополнительного программного обеспечения. Поэтому большинство современных предприятий используют системы документооборота и архивации, работающие с документами в едином, универсальном файловом формате. Таким образом, для автоматизации документооборота необходимо конвертировать файлы различных форматов в единый формат.

Компания fCoder Group, Inc. в качестве “точки входа” для системы документооборота предлагает использовать программу Universal Document Converter. С её помощью пользователи смогут конвертировать любые документы в формат TIFF и автоматически отправлять их в систему. Работать с Universal Document Converter так же просто, как печатать на настольном принтере, поэтому вам не придется тратить время на обучение персонала.


Преимущества формата TIFF в качестве основы систем документооборота

  • Сокращение затрат на разработку. Построение системы документооборота организации на базе формата TIFF избавит вас от необходимости покупки и развертывания серверных SDK для каждого типа документов. Ведь быстрый просмотр и печать файлов TIFF можно сделать с помощью библиотеки GDI+, входящей в комплект поставки Windows. А, например, индексация текстов документов может быть реализована средствами Microsoft Office Imaging Library.
  • Совместимость. Формат TIFF является стандартом для хранения документов любых типов. Поэтому программы для его просмотра и печати есть на любом компьютере или ноутбуке.
  • Цельность данных. Файл TIFF хранит текстовые данные в “замороженном виде”. Поэтому не возникнет проблем, даже если на компьютере пользователя отсутствуют шрифты, использованные в документе.
  • Защита от случайной правки. Документы, преобразованные в формат TIFF, доступны только для чтения. И вы можете быть уверены, что сданные в архив инвойсы, договоры и приказы останутся неизменными в течение всего срока хранения.


Выгоды от использования Universal Document Converter

  • Универсальность. Universal Document Converter позволяет конвертировать в формат TIFF документы любого типа. Поэтому даже переход на новый пакет офисных программ не потребует доработки системы документооборота вашей организации.
  • Экономия на обучении персонала. Universal Document Converter устанавливается в систему как виртуальный принтер. Поэтому загрузка новых документов в систему документооборота станет такой же простой, как использование настольного принтера.
  • Использование с удалённых компьютеров. Программа Universal Document Converter совместима с технологиями Microsoft Windows Terminal Services и Citrix. Поэтому она может быть установлена на сервере и использоваться с удалённых компьютеров.
  • Масштабируемость. Программа Universal Document Converter может быть установлена на отдельный компьютер и использоваться с рабочих мест как сетевой принтер. Перенос большей части вычислительной нагрузки на “принт-сервер” значительно увеличит скорость конвертирования и позволит оперативно обрабатывать не только многостраничные документы, но и полноразмерные промышленные чертежи.


Darren Blackley

Технологический Университет г. Куртин

«Универсальный конвертер документов и Adobe Acrobat предназначены для создания кросс-платформенных документов. Но УДК нам нравится больше, так как не нужно устанавливать специальный вьювер, чтобы открыть созданные им графические файлы.»



Популярные решения