Главная » База знаний » Готовые решения » Автоматизация документооборота с помощью Универсального Конвертера Документов

Автоматизация документооборота с помощью Универсального Конвертера Документов

Universal Document Converter снизит затраты на разработку собственной системы документооборота

Хранение электронных документов в “родном” формате (договоры и отчёты – в Word DOC, чертежи и схемы – в AutoCAD DWG, заполненные анкеты – в Adobe PDF) представляется очевидным решением. Однако построение системы документооборота организации требует иного подхода. Этому есть две причины: высокая стоимость серверных компонентов для обработки документов всех используемых типов и необходимость обеспечения доступа к данным с любого компьютера без установки дополнительного программного обеспечения. Поэтому большинство современных предприятий используют системы документооборота и архивации, работающие с документами в едином, универсальном файловом формате. Таким образом, для автоматизации документооборота необходимо конвертировать файлы различных форматов в единый формат.

Компания fCoder Group, Inc. в качестве “точки входа” для системы документооборота предлагает использовать программу Universal Document Converter. С её помощью пользователи смогут конвертировать любые документы в формат TIFF и автоматически отправлять их в систему. Работать с Universal Document Converter так же просто, как печатать на настольном принтере, поэтому вам не придется тратить время на обучение персонала.

Преимущества формата TIFF в качестве основы систем документооборота

Сокращение затрат на разработку. Построение системы документооборота организации на базе формата TIFF избавит вас от необходимости покупки и развертывания серверных SDK для каждого типа документов. Ведь быстрый просмотр и печать файлов TIFF можно сделать с помощью библиотеки GDI+, входящей в комплект поставки Windows. А, например, индексация текстов документов может быть реализована средствами Microsoft Office Imaging Library.
Совместимость. Формат TIFF является стандартом для хранения документов любых типов. Поэтому программы для его просмотра и печати есть на любом компьютере или ноутбуке.
Цельность данных. Файл TIFF хранит текстовые данные в “замороженном виде”. Поэтому не возникнет проблем, даже если на компьютере пользователя отсутствуют шрифты, использованные в документе.
Защита от случайной правки. Документы, преобразованные в формат TIFF, доступны только для чтения. И вы можете быть уверены, что сданные в архив инвойсы, договоры и приказы останутся неизменными в течение всего срока хранения.

Выгоды от использования Universal Document Converter

Универсальность. Universal Document Converter позволяет конвертировать в формат TIFF документы любого типа. Поэтому даже переход на новый пакет офисных программ не потребует доработки системы документооборота вашей организации.
Экономия на обучении персонала. Universal Document Converter устанавливается в систему как виртуальный принтер. Поэтому загрузка новых документов в систему документооборота станет такой же простой, как использование настольного принтера.
Использование с удалённых компьютеров. Программа Universal Document Converter совместима с технологиями Microsoft Windows Terminal Services и Citrix. Поэтому она может быть установлена на сервере и использоваться с удалённых компьютеров.
Масштабируемость. Программа Universal Document Converter может быть установлена на отдельный компьютер и использоваться с рабочих мест как сетевой принтер. Перенос большей части вычислительной нагрузки на “принт-сервер” значительно увеличит скорость конвертирования и позволит оперативно обрабатывать не только многостраничные документы, но и полноразмерные промышленные чертежи.

Peter Hovmann

MAN B&W Diesel A/S

«Мы ежедневно экспортируем документы из Microsoft Word в формат PDF для отправки нашим клиентам и в наши сервис-центры. Благодаря тому, что "Универсальный конвертер документов" - это виртуальный принтер, а не программа со сложным интерфейсом, мы не тратим времени на обучение наших сотрудников.»