FolderMill как элемент построения безбумажного офиса

Разговоры о безбумажном офисе начались уже давно, больше десяти лет назад. Тогда многие эксперты давали весьма оптимистичные прогнозы о массовом переходе на безбумажные решения. Однако реальность оказалась не столь хороша. До сих пор полностью отказаться от бумаги не удалось никому. А некоторые эксперты вообще стали склоняться к мысли, что безбумажный офис – это чистой воды утопия.

На самом же деле истина, как всегда, где-то посередине. Построить полностью безбумажный офис сегодня, в принципе, можно. Вот только вызывает сомнения целесообразность этого действия. Ведь, как показывает практика, в некоторых случаях безбумажные решения оказываются менее удобными, чем документы, которые можно подержать в руках. Но это не значит, что нужно совсем отказываться от ПО для автоматизации документооборота. Просто надо предварительно оценивать полезность внедрения того или иного элемента для организации безбумажного офиса.

В качестве примера такого элемента может служить программа FolderMill. Что это такое? FolderMill – весьма интересное решение для конвертирования практически любых исходных файлов в формат PDF или один из семи наиболее распространенных графических форматов, включая TIFF и JPG. В безбумажном офисе этот продукт выполняет очень важную роль – приводит документы разных типов к единому виду для дальнейшей обработки, обмена информацией с партнерами и клиентами или архивного хранения. Особенно актуальна эта задача для крупных компаний, имеющих разветвленную филиальную сеть. Ведь в разных подразделениях таких организаций часто используется различное ПО. Или же одни программы, но разных версий. А поэтому проблема совместимости документов стоит достаточно остро.

Итак, FolderMill можно смело рассматривать как один из элементов построения безбумажного офиса. Но в каких же случаях его внедрение оправдано и действительно может послужить примером удачного перехода на безбумажные решения? Давайте разберем пару ситуаций. Представим, что у нас есть компания, которая активно используется в своей работе факсимильную связь. Причем неважно, что именно рассылается в виде факсов: приказы, распоряжения и инструкции по филиалам, прайс-листы и коммерческие предложения потенциальным клиентам, какие-то документы партнерам и пр.

Традиционно эта задача решается следующим образом. Сначала подготавливаются необходимые документы. Причем зачастую для каждого клиента, партнера, филиала создается свой собственный документ (с персональным обращением, предложением особых условий и пр.). Затем эти документы распечатываются и отправляются по факсу, после чего бумажный носитель уничтожается. Ну а FolderMill позволяет значительно упростить, ускорить и удешевить процесс. Сначала документы подготавливаются. Затем они конвертируются с помощью FolderMill в формат TIFF и в таком виде рассылаются получателям с использованием факс-модема. Польза от такого безбумажного решения очевидна.

Можно привести другой пример. Допустим, компания публикует большое количество документов в Интернете. Это могут быть иллюстрированные каталоги товаров, презентации, коммерческие предложения и пр. Оптимальным форматом для них является PDF. В этом случае открыть их в первоначальном виде сможет любой человек на любом компьютере, а кроме того, они отлично индексируются поисковыми системами. В такой ситуации FolderMill является оптимальным решением для создания PDF документов в рамках безбумажного офиса. Его использование позволяет существенно упростить управление веб-документами.

Таким образом, можно с уверенностью сказать, что продукт FolderMill является одним из важных элементов построения современного безбумажного офиса. И даже если ваша компания не до конца решила отказаться от бумаги, внедрение данного продукта в качестве ПО для автоматизации документооборота поможет оптимизировать бизнес-процессы, протекающие на предприятии.