Universal Document Converter и корпоративный архив

Построить систему архивации документов очень просто. Настройте Universal Document Converter как “входные ворота” для сдачи документов в архив и наслаждайтесь воцарившейся гармонией!

Современные электронные архивы имеют массу преимуществ над устаревшими бумажными хранилищами. Им не требуются отдельные здания и штат архивариусов, в них гораздо легче и быстрее найти нужную информацию. В конце концов, электронные архивы спасают от вырубания лес, поскольку бесчисленное количество документов хранится в них исключительно в электронном виде. Но, вопреки распространенному мнению, создать неразбериху в электронном архиве проще простого.

Если в хранилище бумажных документов беспорядок провоцирует огромное число различных бумаг, то в электронном архиве путаница может возникнуть из-за многообразия форматов электронных документов. Что может быть проще, чем хранение документов в том же виде, в котором они создаются: чертежи – в DWG, тексты – в DOC, таблицы – в XLS, и т.д. Но у такого подхода к построению корпоративного архива есть несколько серьезных недостатков. Главным из них является низкая вероятность того, что у каждого пользователя архива установлены программы, необходимые для отображения файлов всех перечисленных типов. К тому же, время не стоит на месте, и документы, сданные в архив несколько лет назад, могут оказаться недоступными, т.к. на предприятии уже не используется ПО, с помощью которого они были созданы. Стоит учесть и тот факт, что некоторые документы могут иметь сложную файловую структуру. Например, чертежи могут содержать ссылки на сканы документов или фотографии, а таблицы – ссылки на базы данных.

Другим отрицательным моментом является необходимость приобретения и развертывания серверных SDK для каждого типа файлов для того, чтобы сделать возможным автоматическую индексацию документов по мере их поступления в архив. В итоге многообразие форматов электронных документов порождает колоссальные затраты времени и средств предприятия на отладку взаимодействия модуля архивации с каждым из установленных SDK. “Последней каплей” является тот факт, что документы, созданные с помощью программ, не имеющих серверных SDK, оказываются недоступными для автоматической индексации.

Становится очевидным, что хранение всех типов документов в едином формате является необходимым требованием к системе корпоративного электронного архива.

На сегодняшний день выбор единого формата для системы документооборота сводится к выбору между Adobe PDF и TIFF. Оба эти формата стандартизированы комитетом ISO для обмена и хранения электронных документов. Однако структура файла Adobe PDF чрезвычайно сложна и реализация полномасштабной функциональности для работы с файлами в этом формате требует нескольких человеко-лет. Поэтому рынок серверных SDK для автоматизации доступа к данным в формате PDF почти полностью принадлежит фирме Adobe, разработавшей этот формат. Стоит ли говорить о том, что такая ситуация на рынке позволяет этой компании назначать завышенные цены на свою продукцию?

Структура файла TIFF намного проще. Поэтому решения для работы с документами в этом формате не только доступнее, но и разнообразнее, поскольку предоставляются многими независимыми разработчиками. Выбрав TIFF в качестве единого формата, вы можете быть уверенны, что сданные в архив документы всегда будут доступны для чтения, ведь в комплект поставки всех операционных систем входит программа-вьювер для просмотра файлов этого типа. Индексация документов в формате TIFF не только элементарна, но и подчас ничего не стоит. На рынке существует масса программ, в том числе и бесплатных, прекрасно справляющихся с этой задачей!

Дополнительным бонусом конвертирования документов в TIFF перед архивацией является то, что, будучи растровым форматом, он как бы “замораживает” в себе содержимое. Это обстоятельство позволяет не только просматривать документы на любом компьютере без искажений, но и защищает их от внесения случайных правок и затрудняет несанкционированное копирование.

Для быстрого конвертирования в формат TIFF компания fCoder Group, Inc. предлагает использовать Universal Document Converter, свою фирменную разработку. Особенность этой программы состоит в том, что после установки она появляется в списке принтеров, и для экспорта документов в требуемый формат достаточно просто “напечатать” их на этом виртуальном печатающем устройстве. Полученные копии документов и чертежей всегда будут соответствовать оригиналу, поскольку все программы отображают и печатают файлы собственных форматов гораздо лучше, чем продукты независимых разработчиков.

Universal Document Converter можно настроить так, что он будет сохранять преобразованные в формат TIFF файлы сразу на сервер архивации. В результате процесс сдачи документов в архив с точки зрения рядовых пользователей системы документооборота будет выглядеть как печать на принтере с названием “Universal Document Converter”. Выводить документы на печать умеет сотрудник любого отдела, поэтому вам не придется тратить время на обучение персонала.

Простота использования и богатые возможности делают Universal Document Converter все более популярным и востребованным во многих странах. Применяйте Universal Document Converter в вашей системе архивирования документов, и вы увидите, насколько проще и эффективнее станет корпоративный документооборот!